PivotTable tạo báo cáo tổng hợp nhanh trong Excel
Cuối tháng cần báo cáo doanh số theo nhân viên, theo mặt hàng, theo tháng? Thay vì viết hàng loạt công thức SUMIFS hay lọc rồi cộng tay, PivotTable (Bảng tổng hợp) của Excel cho ra báo cáo chỉ bằng vài thao tác kéo thả, đổi góc nhìn trong vài giây. Bài này hướng dẫn tạo PivotTable từ đầu, các tùy chọn hay dùng và những lỗi thường gặp.
Ví dụ: bảng bán hàng có cột A là Ngày, cột B là Nhân viên, cột C là Mặt hàng, cột D là Số lượng, cột E là Thành tiền, dữ liệu từ dòng 2 đến dòng 500.
1. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable
• Dòng 1 là tiêu đề, mỗi cột một tiêu đề riêng, không để trống và không trùng tên.
• Không gộp ô (Merge), không chèn dòng trống hoặc dòng tổng giữa bảng.
• Cột ngày phải là dạng ngày, cột tiền phải là dạng số (không phải chữ số dạng text).
• Nên chuyển vùng dữ liệu thành Table bằng Ctrl + T: thêm dòng mới, PivotTable chỉ cần Refresh là nhận đủ.
2. Tạo PivotTable trong 4 bước
• Bước 1: Đặt chuột vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu.
• Bước 2: Vào Insert > PivotTable (Chèn > PivotTable), chọn New Worksheet rồi bấm OK.
• Bước 3: Trong khung PivotTable Fields, kéo Nhân viên vào ô Rows, kéo Mặt hàng vào ô Columns.
• Bước 4: Kéo Thành tiền vào ô Values: Excel tự tính tổng theo từng nhân viên và từng mặt hàng, có sẵn dòng và cột Grand Total.
3. Các tùy chọn hay dùng
• Đổi Tổng sang Đếm, Trung bình, Lớn nhất: bấm vào trường trong ô Values > Value Field Settings > chọn Count, Average, Max.
• Tổng hợp theo tháng, quý, năm: chuột phải vào một ngày trong PivotTable > Group > chọn Months, Quarters, Years.
• Tính tỷ trọng phần trăm: Value Field Settings > Show Values As > % of Grand Total.
• Lọc bằng nút bấm trực quan: chọn PivotTable > PivotTable Analyze > Insert Slicer > tích Nhân viên hoặc Mặt hàng.
• Xem chi tiết các dòng tạo nên một con số: nhấp đúp vào ô đó, Excel mở sheet mới liệt kê dữ liệu gốc.
4. Cập nhật và các lỗi thường gặp
• Sửa dữ liệu gốc nhưng PivotTable không đổi: chuột phải vào PivotTable > Refresh, hoặc Ctrl + Alt + F5 để làm mới tất cả.
• Thêm dòng mới không vào báo cáo: dữ liệu chưa là Table, vào Change Data Source để chọn lại vùng.
• Cột tiền bị Count thay vì Sum: trong cột có ô trống hoặc ô chứa chữ, sửa dữ liệu rồi đổi lại thành Sum.
• Không Group được ngày (báo "Cannot group that selection"): cột ngày đang lẫn ô trống hoặc ngày dạng text.
Lời Kết
PivotTable là cách nhanh nhất để biến bảng dữ liệu dài hàng nghìn dòng thành báo cáo gọn gàng mà không cần viết công thức. Dữ liệu sạch và để dạng Table là đã thành công một nửa. Google Sheets cũng có tính năng tương tự tại Chèn > Bảng tổng hợp. Bạn thường dùng PivotTable để làm báo cáo gì? Chia sẻ ở phần bình luận nhé.
• Tác giả: Group Thủ thuật Excel Word PowerPoint
• Chủ đề: Tin học văn phòng / Thủ thuật Excel
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét