Đánh số thứ tự tự động trong Excel
Cột STT có mặt trong gần như mọi bảng tính: danh sách nhân viên, bảng kê hàng hóa, bảng chấm công... Nhiều người vẫn gõ 1, 2 rồi kéo xuống, nhưng chỉ cần xóa một dòng, chèn thêm dòng hay lọc dữ liệu là số thứ tự bị nhảy, phải đánh lại từ đầu. Bài này hướng dẫn 4 cách đánh số thứ tự tự động bằng công thức, luôn liền mạch dù bảng thay đổi.
Ví dụ: cột A là STT, cột B là Họ tên, cột C là Phòng ban, dữ liệu bắt đầu từ dòng 2 (dòng 1 là tiêu đề).
1. Hàm ROW: tự đánh lại khi xóa dòng
• Tại A2 gõ =ROW()-1 rồi kéo xuống. ROW() trả về số dòng hiện tại, trừ 1 vì có 1 dòng tiêu đề.
• Xóa bất kỳ dòng nào, các số bên dưới tự dồn lên, không bị hụt số.
• Bảng bắt đầu ở dòng khác thì trừ đi số dòng phía trên, ví dụ bảng bắt đầu ở dòng 6 thì dùng =ROW()-5.
2. Hàm COUNTA: chỉ đánh số dòng có dữ liệu
• Tại A2: =IF(B2="";"";COUNTA($B$2:B2)). Ô Họ tên trống thì STT để trống, có tên thì đếm số tên từ đầu bảng đến dòng hiện tại.
• Kéo sẵn công thức xuống vài trăm dòng, nhập tên đến đâu số thứ tự hiện ra đến đó.
• Lưu ý dấu $: $B$2 cố định điểm đầu, B2 không cố định để vùng đếm dài dần khi kéo xuống.
3. Hàm SUBTOTAL: số thứ tự đúng cả khi lọc
• Tại A2: =SUBTOTAL(3;$B$2:B2). Số 3 nghĩa là đếm kiểu COUNTA nhưng bỏ qua các dòng bị ẩn do lọc.
• Lọc riêng phòng Kế toán, cột STT vẫn hiện 1, 2, 3... liền mạch, rất tiện khi in danh sách theo từng nhóm.
• Muốn bỏ qua cả dòng ẩn thủ công (Hide) thì dùng mã 103: =SUBTOTAL(103;$B$2:B2).
• Mẹo nhỏ: khi dùng SUBTOTAL ở cột STT, Excel đôi khi coi dòng cuối là dòng tổng và luôn hiển thị khi lọc. Nếu gặp, chuyển vùng dữ liệu thành Table (Ctrl + T) để khắc phục.
4. Hàm SEQUENCE: một công thức cho cả cột (Excel 365, 2021)
• Chỉ gõ tại A2: =SEQUENCE(COUNTA(B2:B1000)), Excel tự trải kết quả 1, 2, 3... xuống đủ số dòng có tên.
• Thêm tên mới ở cuối bảng, dãy số tự dài thêm, không cần kéo công thức.
• Lỗi #SPILL!: các ô bên dưới A2 đang có dữ liệu, xóa trống vùng đó là hết lỗi. Excel 2019 trở về trước chưa có hàm này, báo lỗi #NAME?.
Lời Kết
Tùy nhu cầu mà chọn cách phù hợp: ROW cho bảng đơn giản, COUNTA khi bảng còn đang nhập dở, SUBTOTAL khi hay lọc dữ liệu, và SEQUENCE nếu dùng Excel 365. Nếu máy dùng dấu phẩy làm dấu phân cách, thay ; bằng , trong công thức. Bạn đang dùng cách nào để đánh số thứ tự? Chia sẻ ở phần bình luận nhé.
• Tác giả: Group Thủ thuật Excel Word PowerPoint
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét